Błędy w księgowości małych firm. Jak ich uniknąć? Ekspert radzi

Mimo że księgowość w firmach o mniejszych strukturach jest często mniej skomplikowana niż w dużych przedsiębiorstwach, nadal jest podatna na błędy, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak kary finansowe, utrata płynności finansowej czy nawet problemy prawne.

– W małych firmach najczęstszym problemem jest nieregularne prowadzenie zapisów księgowych – ocenia Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac w Systim.pl. – Przedsiębiorcy często odkładają rozliczenia księgowe na później, co prowadzi do zaległości, a następnie trudności w monitorowaniu przepływów finansowych. To z kolei wpływa na jakość sprawozdawczości i utrudnia podejmowanie świadomych decyzji finansowych. Systematyczność w księgowości jest kluczowa – nawet drobne opóźnienia mogą nieść poważne konsekwencje, szczególnie w obszarze podatków – podkreśla ekspertka. 

Jak podpowiada, nowoczesne rozwiązania księgowości online umożliwiają automatyzację wielu procesów, takich jak przypomnienia o terminach płatności, klasyfikacja wydatków, czy archiwizacja dokumentów. – Korzystanie z takiej technologii pozwala przedsiębiorcom skupić się na kluczowych aspektach rozwoju firmy, minimalizując przy tym ryzyko błędów wynikających z braku wiedzy, czy przeoczenia – przekonuje Beata Tęgowska. – Jest to szczególnie cenne w przypadku małych firm, gdzie właściciele często sami odpowiadają za większość procesów, w tym księgowość. Co więcej, przy tym rozwiązaniu koszty dla małej firmy są niewspółmiernie niższe niż zatrudnienie księgowego, a poczucie bezpieczeństwa bezcenne – dodaje. 

Jakie są najczęstsze błędy małych firm w księgowości? TOP 7

1. Nieterminowe rozliczenia

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest nieterminowe składanie deklaracji i opłat. – Każde opóźnienie, nawet jednodniowe, może skutkować karą finansową lub innymi sankcjami – przypomina ekspertka Systim.pl. Przedsiębiorcy często są zajęci bieżącymi obowiązkami, przez co łatwo zapominają o terminach związanych z podatkami i innymi zobowiązaniami. – Korzystanie z platform księgowości online pozwala na ustawienie automatycznych przypomnień o terminach oraz zlecenie automatycznych płatności, co znacznie zmniejsza ryzyko przegapienia dat – wskazuje rozwiązanie.

2. Błędne klasyfikowanie wydatków

Niezwykle często spotykanym problemem jest niewłaściwe kategoryzowanie wydatków, co prowadzi do błędnych rozliczeń podatkowych. – Przedsiębiorcy często mylą wydatki prywatne z firmowymi lub źle przypisują koszty, co powoduje zakłócenia w rozliczeniach – zaznacza Beata Tęgowska. Jak twierdzi, dzięki księgowości online można precyzyjnie przyporządkować każdą transakcję do odpowiednich kategorii, co eliminuje ryzyko błędów. – Nowoczesne systemy księgowe są często wyposażone w funkcję podpowiedzi przy kategoryzacji, co dodatkowo ułatwia zadanie – zauważa.

3. Brak kontroli nad dokumentacją

Brak systematyczności w zarządzaniu fakturami i rachunkami może prowadzić do chaosu w dokumentacji. – W przypadku kontroli skarbowej brak kompletu dokumentów jest często karany, a dodatkowo przysparza problemów przy przygotowywaniu sprawozdań finansowych – zwraca uwagę eksperta ds. księgowości i płac. Podkreśla, że cyfrowe archiwum dostępne w ramach księgowości online umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, co znacznie ułatwia odnajdywanie i przeglądanie faktur. – Platformy te pozwalają również na bezpieczne przesyłanie dokumentów do księgowych i ich łatwą archiwizację – dodaje.

4. Błędna ewidencja przychodów i kosztów

Niewłaściwe przypisywanie przychodów i kosztów do odpowiednich okresów rozliczeniowych to kolejny powszechny błąd. – Na przykład, jeśli przedsiębiorca zaliczy przychód do niewłaściwego miesiąca, może to skutkować błędami w sprawozdaniach finansowych oraz problemami podatkowymi – wymienia eksperta Systim.pl. I zaznacza, że rozwiązaniem może być księgowość online, która oferuje możliwość automatycznego przypisywania przychodów i kosztów do właściwych okresów oraz generowania raportów finansowych zgodnie z obowiązującymi standardami. Dzięki temu przedsiębiorca ma pełną kontrolę nad swoimi finansami i może uniknąć nieścisłości w księgach.

5. Trudności z rozliczaniem podatku VAT

Małe firmy często popełniają błędy w rozliczeniach VAT, co może prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji finansowych. – Wynika to m.in. z faktu, że obowiązują nas różne stawki podatku VAT na różne produkty i usługi, a księgowość, w tym online pomoże nam dobrać właściwe. Co więcej, programy pozwalają także na generowanie i wysyłkę deklaracji VAT do urzędu skarbowego, a to dodatkowo oszczędza przedsiębiorcy czas i zapewnia terminowość – ocenia Beata Tęgowska.

6. Brak przygotowania do kontroli finansowej

Wiele małych firm nie jest przygotowanych na ewentualną kontrolę skarbową, co zwiększa ryzyko problemów w przypadku wykrycia błędów. Księgowość online umożliwia szybkie i sprawne generowanie raportów oraz zestawień, które można przedstawić kontrolerom. – Posiadanie kompletnych i uporządkowanych dokumentów w wersji cyfrowej zwiększa szanse na bezproblemowe przejście przez kontrolę – podkreśla eksperta Systim.

7. Niewykorzystywanie nowoczesnych narzędzi księgowych

Ostatnim, w tym eksperckim rankingu, ale bardzo istotnym błędem może się wydawać unikanie technologii, które ułatwiają księgowość. W erze cyfryzacji wiele małych firm nadal prowadzi księgowość w tradycyjny sposób, co zwiększa ryzyko błędów manualnych i opóźnień. – Platformy księgowości online eliminują konieczność ręcznego wprowadzania danych, oferując automatyzację i zintegrowanie z kontami bankowymi firmy. Automatyczne importowanie transakcji oraz generowanie faktur znacznie usprawniają pracę i zmniejszają ryzyko pomyłek – przekonuje ekspertka ds. księgowości i płac.

Zatem, czy w dzisiejszej rzeczywistości małych firm wybór księgowości online to rozwiązanie, które pomoże uniknąć najczęściej popełnianych błędów i usprawnić zarządzanie finansami? Zdaniem ekspertów pracujących w takich platformach, to nie tylko wygodne, ale przede wszystkim bezpieczne rozwiązanie, które eliminuje ryzyko kosztownych błędów oraz konsekwencji prawnych.