Jak przygotować się do trudnej rozmowy w pracy i nie tylko?
Trudne i emocjonalnie wymagające rozmowy są elementem codzienności każdego człowieka, spotykamy się z nimi zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Chociaż zwykle uznawane za niewygodne, to najczęściej spełniają kluczową funkcję w relacji pomiędzy pracownikiem a managerem czy pracodawcą. W biznesie rozmowy te są nie tylko niezbędne, ale także nieuniknione. Charles Duhigg, laureat nagrody Pulitzera i autor światowych bestsellerów, w swojej książce „Siła komunikacji” wskazuje kilka prostych zasad, które pomogą wykorzystać każdą z tych rozmów do rozwoju i nauki.
Zdaniem Charlesa Duhigga, do trudnych rozmów można i należy podchodzić metodycznie. W swoich książkach zwraca on uwagę na to, że większość rozmów składa się z powtarzalnych schematów i jeśli każdą trudną dyskusję potraktujemy proponowanym przez niego kluczem, możemy osiągnąć wymierne korzyści w relacji z pracownikami i dodatkowe kompetencje emocjonalne.
Duhigg dzieli przygotowanie do ciężkiej rozmowy na 3 etapy: przed rozmową, na jej początku i w trakcie. Kluczowym w tym kontekście jest przygotowanie się do dyskusji przed jej rozpoczęciem. Tutaj warto zadać sobie kilka prostych pytań, które ustrukturyzują nasz model myślenia o nadchodzącej trudnej rozmowie:
- Co masz nadzieję osiągnąć?
- Jak zacznie się ta rozmowa?
- Jakie przeszkody mogą się pojawić?
- Kiedy pojawią się przeszkody, jaki masz plan?
- Jakie są korzyści z tej rozmowy?
Celem tych przygotowań jest zastanowienie się, jak w idealnej sytuacji rozmowa się rozwinie i co zostanie powiedziane. Dzięki temu opracujemy plan tego, co chcemy powiedzieć, będziemy w lepszy sposób panować nad przebiegiem rozmowy i w razie eskalacji będziemy zdolni do odpowiedniej reakcji.
W trudnej rozmowie czy skomplikowanych biznesowych negocjacjach kluczowy jest ich początek. W rozpoczęciu trudnego wątku często towarzyszy niepewność. Szczególnie, gdy omawiamy coś, co dotyczy nas bezpośrednio, zwykle obawiamy się wtedy, że powiemy coś niewłaściwego lub usłyszymy krzywdzącą opinię. Można tego uniknąć i błyskawicznie zmienić atmosferę spotkania w przyjazną – wystarczy na samym początku rozmowy ustalić jej wytyczne. Przydatnym jest określenie norm spotkania, przed którym ustalimy np. że nikomu nie wolno obwiniać, zawstydzać czy atakować innych. Pomocnym będzie też określenie, czy zadawanie pytań jest w porządku i czy dany etap spotkania jest dyskusją czy nie.
Po określeniu zasad spotkania, warto jasno wyznaczyć jego cele. To, oprócz zastosowania praktycznego, ma także wymiar emocjonalny –rozmówcy poczują się spokojniej, gdy będą wiedzieli dokąd zmierza rozmowa. Duhigg dzieli cele spotkania na 3 grupy: emocjonalne (np. muszę coś z siebie wyrzucić), praktyczne (np. chcę wyjść ze spotkania zgodnie z planem) i grupowe (np. ważne, abyśmy wszyscy okazywali sobie empatię). Na koniec wprowadzenia do rozmowy warto przyznać i powtarzać, że dyskomfort na takich spotkaniach jest ważny i pożyteczny – co ważne, kiedy się pojawi, należy zwrócić uwagę na to, by nie zamykać się, tylko spróbować wykorzystać sytuację jako okazję do nauki.
Tak przygotowani możemy rozpocząć rozmowę, ale jej przebieg zależy już od bardzo wielu czynników, jak i samego tematu spotkania. Można jednak wykorzystać kilka podstawowych mechanizmów, mających przełożenie na przyjazny czy swobodny przebieg wymagającej rozmowy. Istotny wpływ na samopoczucie rozmówców ma nawiązanie kontaktu z każdym z nich i zapewnienie im równych szans w dyskusji. W trakcie spotkania warto zwrócić uwagę na docenienie doświadczeń innych osób i szukać autentycznych podobieństw – nawet jeśli niewiele nas łączy, samo uznanie doświadczeń innych, pokazanie, że coś rozumiemy, może stworzyć poczucie wspólnoty.
Ważnym czynnikiem, mającym znaczenie dla przebiegu trudnej rozmowy, jest także zarządzanie środowiskiem dyskusji. Czasem prosta zmiana, jak przeniesienie dyskusji z grupy do przestrzeni bardziej osobistej, z dala od miejsca pracy czy rozpoczęcie spotkania od omówienia planów weekendowych, może zmienić podejście uczestników, wpłynie na ich poczucie bezpieczeństwa lub to, czy czują się oni mile widziani.
– To może wydawać się dużo. Trudne rozmowy, nawet przy najbardziej skrupulatnym i przemyślanym planowaniu, mogą zejść na nieprzewidziane tory. Ale kiedy jesteśmy świadomi szkodliwych wpływów i zagrożeń, kiedy mamy plan i jesteśmy przygotowani na przeszkody, kiedy wiemy, że możemy czuć się nieswojo i nie ma w tym nic złego, poruszanie trudnych tematów staje się trochę łatwiejsze. – wskazuje Charles Duhigg w książce „Siła komunikacji”.
***
Opracowano na podstawie książki „Siła komunikacji”, autorstwa Charlesa Duhigga. W Polsce książka jest dostępna w księgarniach stacjonarnych i internetowych oraz na stronie polskiego wydawcy Wydawnictwa PWN.

Warsztaty pierrnikowe z fundacją Gryfne Bajtle
Czym różni się kariera zawodowa osób neuroatypowych od pozostałych?
Jak budować zespoły IT otwarte na zmiany
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Psychologia

Qczaj: Moja siostra przeszła załamanie psychiczne. Dźwigamy na swoich barkach bardzo dużo i czasami po prostu nie mamy już siły
Trener przeżył niedawno prawdziwe chwile grozy po tym, gdy jego siostra trafiła do szpitala. Mimo że jest już dorosła, to nadal czuje się za nią odpowiedzialny, tak samo jak wtedy, kiedy opiekował się nią po wyjeździe mamy do USA. Jednocześnie Qczaj apeluje do tych, którzy zmagają się z jakimś kryzysem psychicznym, by nie wstydzili się mówić o swoich problemach i mieli odwagę prosić o pomoc. Dzięki temu można zapobiec tragedii.
Konsument
Otyłość i niedożywienie u seniorów często idą w parze. Źródłem problemu często tańsza, wysokoprzetworzona żywność

Niemal 64 proc. osób między 65. a 74. rokiem życia ma nadmierną masę ciała. Co piąty senior cierpi z powodu niedożywienia. Szczególną sytuacją jest taka, w której osoba starsza jest otyła, ale jednocześnie niedożywiona jakościowo. U źródeł problemów żywieniowych leżą z jednej strony mechanizmy związane z fizjologią starzenia się oraz różne choroby towarzyszące, a z drugiej – czynniki ekonomiczne i psychologiczne, takie jak samotność czy brak wystarczających środków. Eksperci zwracają uwagę na to, że ważne jest edukowanie i aktywizowanie seniorów, ponieważ zarówno otyłość, jak i niedożywienie prowadzą do poważnych konsekwencji zdrowotnych.
Gwiazdy
Anna Powierza: Mimo wyniku wyborów prezydenckich z czasem będzie mniej podziałów w społeczeństwie. Chciałabym pierwszej damy, która stoi po stronie kobiet

Aktorka nie dziwi się, że wynik wyborów prezydenckich budzi tak ogromne emocje, bo przecież niemal równej połowie głosujących niezwykle trudno pogodzić się z tym, że nie wygrał właśnie ich faworyt. Eksperci zastanawiają się, jak będzie teraz wyglądał polityczny krajobraz, rządzący już podejmują pewne kroki, a Anna Powierza chce wierzyć, że nowy lokator Pałacu Prezydenckiego sprosta wyzwaniu i udowodni, że głos oddany na niego nie został zmarnowany. Na wysokości zadania powinna także stanąć jego żona.