Wielkie imprezy to zwykle nietypowe wyzwania organizacyjne

Za nami Puchar Świata w Zakopanem. Z punktu widzenia organizatorów i ochrony to zawody pod wieloma względami wyjątkowe. Ale swoją specyfikę ma każda wielka impreza.

W tym roku w Zakopanem na pierwszym planie znalazł się sukces sportowy. A jak przebiegły zawody widziane od kulis? Puchar Świata w skokach narciarskich na Wielkiej Krokwi to impreza wyjątkowa pod względem skali, największe zimowe wydarzenie sportowe w Polsce i w ogóle jedno z największych w roku. Gromadzi bardzo dużą liczbę uczestników: w tym roku ok. 9 tys. w piątek, w czasie kwalifikacji, a następnie po 24 tys. w sobotę i niedzielę. Dla organizatorów i ochrony oznacza to więc aż trzy dni intensywnej pracy z rzędu. – W przypadku największych imprez infrastrukturę przejmujemy odpowiednio wcześniej. W Zakopanem minimum na tydzień przed imprezą, ponieważ zakres prac przygotowawczych jest tu bardzo duży. Przede wszystkim, teren trzeba odśnieżyć i wyrównać, ponieważ na czas imprezy powstają tam duże konstrukcje, jak choćby hale namiotowe. Całość należy też ogrodzić, wyznaczyć sektory i przejścia ewakuacyjne. Przy czym roztopy lub opady śniegu mogą wpływać na skuteczność ogrodzeń, dlatego ich stan musimy kontrolować na bieżąco – mówi Artur Patyk, kierownik ds. bezpieczeństwa z firmy Impel, która już dziewiąty rok z rzędu zajmowała się ochroną zakopiańskich zawodów.

W tym roku Impel po raz pierwszy przejął zadania związane z odśnieżaniem i przygotowaniem całego terenu, korzystając z własnych ciężkich maszyn. – Nasze doświadczenia z różnych imprez pokazują, że dobrze jest tak ułożyć współpracę z organizatorami, żebyśmy mogli przejąć odpowiedzialność za wszystkie te zadania, które mają kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa. Dzięki temu możemy reagować szybciej i bezpośrednio. Na przykład w Zakopanem wolimy sami dbać o odlodzenie ciągów pieszych – wyjaśnia Artur Patyk.

Wyzwanie nie do przewidzenia

W tym roku organizatorzy musieli zmierzyć się z bardzo trudnym wyzwaniem. Przed rozpoczęciem zawodów otrzymali informacje, że na rynku pojawiły się fałszywe wejściówki. Zaskoczenie wynikało z faktu, że od kilku lat w Zakopanem wykorzystuje się bilety plastikowe, teoretycznie nie do podrobienia.  – Nie wiedzieliśmy, ile jest tych „fałszywek”. Istniało ryzyko, że na trybuny wejdzie więcej osób, niż pozwalają na to względy bezpieczeństwa, ponieważ nie było pewne, czy skanery wykryją podrobione bilety. Z taką sytuacją spotkaliśmy się po raz pierwszy – mówi Artur Patyk.

Podrobione bilety można było wykryć tylko poprzez kontrolę ręczną, a to oznaczało sprawdzenie tysięcy biletów. Impel wprowadził dodatkowy pierścień na bramkach, czyli rodzaj wstępnej kontroli. Rozwiązanie okazało się skuteczne: statystyka z czytników pokazuje, że na zawody weszło tylu kibiców, ilu miało wejść zgodnie z planem imprezy. – Był to dla nas poważny sprawdzian. Właściwie co roku uczymy się w Zakopanem czegoś nowego. Nie pozwalamy sobie na rutynę i jest to jedna z naszych najważniejszych zasad. Wynika to z faktu, że każda wielka impreza ma swoją specyfikę i zawsze musimy być gotowi na skuteczne rozwiązywanie różnych problemów, w tym nowych lub bardzo nietypowych – podkreśla przedstawiciel firmy Impel.

Kompleksowo i ponadstandardowo

Natomiast najpoważniejszym wyzwaniem jest to, że większość kibiców przychodzi pod Wielką Krokiew na ostatnią chwilę. Akurat to zjawisko powtarza się każdego roku i jest typowe dla różnych imprez masowych. – Dysponujemy sprawdzonymi rozwiązaniami i mamy doświadczony personel, który potrafi je zrealizować. Nasze zadanie polega na udrożnianiu przejść, ale bardzo ważne jest też rozładowywanie niepotrzebnych emocji. Uśmiech i spokój w kontaktach z kibicami pozwalają uspokoić emocje, jednak potrzeba do tego bardzo doświadczonych pracowników – mówi Artur Patyk.

Poza tym, istotne jest, by na bieżąco dostosowywać rozwiązania do sytuacji. Impel, wspólnie z policją, przeanalizował imprezę w sobotę i w niedzielę wprowadził dodatkowy punkt kontrolny na dojściu do newralgicznych bram D i B.
– Dzięki temu kibice sprawniej wchodzili na teren imprezy. Rozwiązanie okazało się na tyle skuteczne, że prawdopodobnie wprowadzimy je na stałe – dodaje Artur Patyk.

W Zakopanem Impel wspiera Tatrzański Związek Narciarski kompleksowo – od przygotowania dokumentacji i uzyskania pozwoleń oraz opinii ze strony odpowiednich podmiotów (zgodnie z wymogami ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych), przez plan ochrony, po szczegóły organizacyjne.

Impel od wielu lat specjalizuje się w ochronie imprez masowych, również tych największych, jak np. EURO 2012, The World Games 2017 we Wrocławiu, Szczyt NATO w Warszawie czy kolejne edycje wyścigu kolarskiego Tour the Pologne. – Kompleksowa organizacja, zgodnie z warunkami ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, jest dla nas standardem. Rozumiemy, że organizatorzy oczekują skutecznych rozwiązań i sprawnej współpracy w wyznaczonym zakresie. Poza tym, trzeba wziąć pod uwagę ogromną liczbę elementów, które nie są regulowane szczegółowo, ale mają wpływ zarówno na bezpieczeństwo, jak i przebieg samej imprezy. Poza tym, należy być zawsze dobrze przygotowanym również do działań ponadstandardowych – podsumowuje Artur Patyk.