Quo vadis, świecie eventów?

Nie da się ukryć, że żyjemy w czasach, w których miejsce pracy czy zamieszkania przestało mieć znaczenie. Wydaje się zatem, że digitalizacja części oferty wielu firm - w tym eventowych – to jedyna słuszna odpowiedź na zmieniające się trendy i oczekiwania rynku. Tym bardziej, że dostępne rozwiązania umożliwiają prowadzenie biznesu czy też zarządzanie korporacją i komunikacją niemal całkowicie zdalnie. Czy wobec tego świat eventu przeniesie się w całości do Internetu? A może przeniesie się tam jedynie jego część?

Domowe biuro

Sytuacja związana z pandemią sprawiła, że gros firm (w których było to możliwe ze względu na charakter pracy) zdecydowała się na wprowadzenie trybu pracy zdalnej. Choć w ostatnich latach coraz większa liczba pracowników korzystała z takiej możliwości, to jednak w praktyce dla wielu przedsiębiorstw tego typu forma pracy okazała się wyzwaniem. „Rzeczywiście, wciąż wielu podmiotom rynkowym brakuje wiedzy co do narzędzi, jakie mają zastosowanie w pracy zdalnej. Niemniej rosnące zapotrzebowanie na nie dobitnie świadczy o tym, że dotychczasowe życie firmowe bardzo się zmieni, zaś praca w trybie 5 dni roboczych ustąpi przynajmniej częściowo tzw. home office” – podkreśla Aneta Radzimirska, CEO w Idea Productions Poland. „Do tej pory praca zdalna traktowana była jako pewnego rodzaju benefit pracowniczy, który wskazywał na elastyczność pracodawcy. Dziś home office stał się rzeczywistością, w której mamy w pewnym sensie do czynienia z zasadą win-win: z jednej strony firmy mają mniejsze koszty prowadzenia biur, z drugiej pracownicy nie muszą chociażby tracić czasu na dojazd do pracy” – przekonuje Aneta Radzimirska.

E-forma przemysłu spotkań

Nie tak do końca jednoznacznie na „in plus” rzecz ma się z konferencjami.  Z jednej strony świat, nawet po okiełznaniu COVID-19, nie będzie wolny od lęku przed nim. Po tym, co przyniosła pandemia, każda – nawet najmniejsza – informacja o potencjalnym powrocie wirusa sprawi, że znów zamrożona zostanie (całościowo lub częściowo) gospodarka. A zatem sięgnięcie po wirtualne formy takich wydarzeń online wydaje się zdroworozsądkowym krokiem. „Plusów takich rozwiązań digitalowych jest sporo. Podstawową ich zaletą jest to, że zapewniają one nie tylko bezpieczeństwo odbiorców, ale i całej ekipy przygotowującej wydarzenie. Oprócz tego do wirtualnej rzeczywistości możemy przenieść każde wydarzenie – konferencje, kongresy, cyklówki, kick offy, podsumowania czy też integrację. Przeprowadzimy tu także konferencję prasową, spotkanie zarządu, szkolenia czy inne formy prezentacji, launche bądź relaunche produktów. Ten format wydarzeń to także oszczędność dla samej korporacji – nie da się bowiem porównać kosztów ponoszonych na event w realu z kosztami ponoszonymi na wydarzenie w rytmie digital ” – mówi Aneta Radzimirska.

Z drugiej jednak strony każdy, kto miał do czynienia z branżą MICE wie, że siła każdego eventu tkwi w prawdziwym doświadczaniu, w interakcji, w przeżywaniu emocji. A te są nierozerwalne związane z kontaktem – tym prawdziwym, nie z wirtualnej rzeczywistości. „Choć wydarzenia online pozwalają zachować bezpieczeństwo i dają nieograniczony wachlarz rozwiązań technicznych, multimedialnych, scenograficznych czy wizyjnych, to jednak nic nie zastąpi relacji osobistych. Musimy pamiętać, że to głównie branża MICE wyznaczała do tej pory nowe standardy w kontekście spotkań. To tu działa się tzw. magia – przekraczaliśmy granice w poznawaniu, zmienialiśmy sposób myślenia, wpływaliśmy na emocje i budowalimy przestrzeń do dokonywania transakcji kupna i sprzedaży, integrowaliśmy i dawaliśmy szansę na obcowanie z marką. Uruchamialiśmy pewne procesy, w ludziach i między nimi. Zauważmy, że ludzie od zawsze mieli potrzebę obcowania ze sobą, rozmawiania, budowania i nawiązywania relacji, networkingu. Nie osiągniemy tego w żadnej mierze wyłącznie poprzez digital w wirtualnej rzeczywistości, przynajmniej na taką skalę w jakiej realizują to wydarzenia fizyczne” – podkreśla Aneta Radzimirska.

Wyraźnie zatem widać, że choć są przestrzenie, w których wirtualna rzeczywistość (czy tego chcemy czy nie) zagości na długo, to jednak są i takie, w których nie ma na to ani przestrzeni ani zgody zarówno klienta końcowego jak i Agencji. Dokąd zmierza zatem świat eventów? „Myślę, że do częściowej digitalizacji  w ramach wybranych spotkań dla wybranych grup docelowych. Sądzę, że będzie to uzupełnieniem oferty spotkań kierowanych dla danych Gości, a nie wymienna jednostronnie konieczność” – podsumowuje Aneta Radzimirska.